Denník elektronického verejného obstarávania - 2. časť

Denník elektronického verejného obstarávania

Vitajte pri druhom vydaní rubriky Denníka elektronického verejného obstarávania. Tentokrát si povieme o postupe kontroly pri zákazkách realizovaných elektronicky, ako aj o tom, prečo sa oplatí elektronizovať postupy, pri ktorých aplikácia § 20 zákona o verejnom obstarávaní nie je povinná.

Zákazky do 5 000 eur – skutočná výnimka zo zákona?

Novela zákona účinná od 1. 1. 2019 vniesla do ustanovení výnimku zo zákona (§ 1 ods. 14) na zákazky do 5 000 € bez DPH. Keď sa však bližšie pozrieme na § 10 ods. 10 zákona, je zrejmé, že aj na tieto zákazky sa vzťahuje povinnosť zahrnutia do súhrnnej správy, ktorá sa zverejňuje na profile verejného obstarávateľa každý štvrťrok (pokiaľ ich hodnota je nad 1 000 € bez DPH). Zabúdať netreba ani na povinnosť vynakladať verejné zdroje efektívne a hospodárne, čo je základným princípom verejného obstarávania.

Keď sa pozrieme na prax, väčšina organizácií má stanovenú svoju internú smernicu prísnejšie ako stanovuje zákon, t. j. už zákazky nad 1 000 € musia byť väčšinou realizované tzv. prieskumom trhu, v ktorom sa aplikujú ustanovenia zákona o verejnom obstarávaní. Práve za účelom transparentnosti a efektívnosti vynakladania verejných zdrojov si mnohé organizácie stanovujú podmienky pre zákazky do 5 000 € prísnejšie ako im ukladá zákon.

V praxi si však tieto malé zákazky realizujú jednotlivé oddelenia v organizácii samé, čo môže viesť k neefektívnosti vynakladania zdrojov, a to nielen v kontexte kompetencií, ale aj neznalosti jednej dôležitej zásady – kumulovania hodnôt na skupiny tovarov/služieb/stavebných prác/potravín, čím často dochádza k obídeniu postupov.

Suma 5 000 € sa na prvý pohľad môže zdať dostatočne vysoká, ale akonáhle máme viac zákaziek na danú skupinu predmetu zákazky, musíme tieto hodnoty posudzovať spoločne. A práve tu prichádza kameň úrazu. Aj to je jeden z dôvodov, prečo mnohé organizácie začínajú zavádzať elektronické evidovanie, resp. elektronickú realizáciu aj pri týchto súťažiach. Komplexný prehľad nad zákazkami a hodnotami tak kompetentným poskytne všetky relevantné údaje na zabezpečenie transparentného vynakladania verejných zdrojov.

Za zmienku stojí určite aj výhoda pri tvorbe súhrnnej správy – elektronická evidencia údajov poskytuje všetky potrebné údaje a pokiaľ je systém prepojený s Informačným systémom zberu údajov, celú súhrnnú správu spraví za vás.

Mnoho organizácií sa preto vyberá smerom elektronizácie aj v tejto oblasti, a to aj napriek tomu, že sa na to nevzťahuje žiadna povinnosť daná zákonom.

@skryt

Kontrola na zákazky realizované elektronicky

Máte už skúsenosti s kontrolou na elektronické zákazky? My áno. Pozrime sa najprv na to, aké povinnosti vyplývajú pri „ex ante“ kontrole. Na úvod kontrolné orgány vyžadujú, aby ste im identifikovali systém, ktorý budete pri realizácii svojej zákazky využívať. Súčasťou podkladov na kontrolu má byť aj prístup pre kontrolný orgán, cez ktorý sa po ukončení zákazky budú vedieť prihlásiť. Práve z tohto titulu je potrebné vytvoriť im prístup už hneď na začiatku - pozor si však dajte na to, aby rolu pozorovateľa v danej zákazke mali až po tom, čo posielate zákazku na „ex postu“ kontrolu. Prečo? Ak by ste im rolu pozorovateľa ponechali hneď od začiatku, priebežne by si vedeli pozerať stav zákazky, čím by mohlo dôjsť k predbežnému zverejneniu citlivých informácií.

Kontrolné orgány zvyknú žiadať aj potvrdenie o súlade systému s § 20. Prevádzkovateľ systému by vám tak mal poskytnúť podklad popisujúci systém tak, aby z neho bolo zrejmé splnenie požiadaviek stanovených v § 20. Neexistuje však žiadna preddefinovaná podoba takéhoto dokumentu – je na prevádzkovateľovi systému aké potvrdenie vám pripraví.

Pozrime sa teraz na „ex post“ kontrolu. Po ukončení súťaže (alebo ak nastane situácia, keď do súťaže má mať prístup kontrolný orgán) sa v rámci danej zákazky kontrolnému orgánu sprístupní rola pozorovateľa. To znamená, že po prihlásení sa kontrolný orgán uvidí predmetnú súťaž a bude môcť skúmať skutočnosti, ktoré v danej súťaži nastali. V prípade, ak sa „ex ante“ kontrola nerealizovala, súčasťou komunikácie s kontrolným orgánom je aj odoslanie prístupu do systému. Vzhľadom na skutočnosť, že nie všetky doklady boli vyhotovené elektronicky, pri posielaní dokumentácie vznikajú dve situácie:

1)         Ak kontrolný orgán požaduje len kópiu dokumentácie: originálne vyhotovenie zápisníc a ďalších podkladov, ktoré boli podpísané ručne sa do systému naskenujú a kontrolný orgán ich tak má plne k dispozícii spolu s podkladmi, ktoré boli zaslané uchádzačom či záujemcom. Nie všetky kontrolné orgány sú však s takýmto vyhotovením uzrozumené, preto sa väčšinou celá dokumentácia vytlačí a kontrolnému orgánu sa posiela tak listinné vyhotovenie, ako aj prístup do systému.

2)         Ak kontrolný orgán požaduje originálne vyhotovenie dokumentácie – v tomto prípade neostáva nič iné, ako všetky doklady, ktoré boli vami vlastnoručne podpísané poslať v listinnej podobe a v nadväznosti na typ kontrolného orgánu sa doklady prijaté elektronickou komunikáciou poskytujú buď len prístupom do systému, alebo je ich potrebné aj vytlačiť.

Z uvedeného vyplýva, že administratívna záťaž na osobu realizujúcu súťaž vo veľkej miere závisí na tom ktorom kontrolnom orgáne a jeho interných postupoch.

Predmetom kontroly sú pritom rovnaké náležitosti ako to bolo pri listinnej komunikácii s výnimkou kontroly protokolov zaznamenávajúcich údaje o elektronickej komunikácii v súlade s § 20, v ktorých sú zachytené úkony a časy, ktoré sú pre proces obstarávania relevantné.

Tento článok vyšiel v časopise VO v kocke, číslo marec - apríl 2019. Ak máte záujem o celý časopis, môžete si ho objednať v našom e-shope.