Proaktívny prístup systému EKS k JED-u

Proaktívny prístup systému EKS k JED-u

Jednou z najpoužívanejších služieb v súvislosti s jednotným európskym dokumentom (slovenská skratka JED, anglická skratka ESPD) bola doteraz ESPD služba na stránkach Európskej komisie. Možno ani nie tak najpoužívanejšia (netuším koľko verejných obstarávateľov a/alebo hospodárskych subjektov ju v skutočnosti použilo), ale rozhodne sa odkaz na túto službu (https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=sk) s aplikačnou praxou objavoval vo väčšine oznámení alebo súťažných podkladov vyhlásených zákaziek. Táto služba na webových stránkach Európskej komisie bola však len dočasná a od 2. 5. 2019 je vypnutá. Jednotlivé členské krajiny EÚ majú implementovať a prevádzkovať vlastné služby ESPD. Tým, že sa táto služba na úrovni EÚ vypla, nezanikla povinnosť používať v nadlimitných zákazkách jednotný európsky dokument.

Skôr, než sa pustím do ďalšieho výkladu, považujem za dôležité vysvetliť, že v tomto článku používam – celkom zámerne – nejednotnosť v skratkách. Používam dve skratky. Niekedy používam skratku ESPD a niekedy JED. Anglickú skratku ESPD používam v súvislosti so službou informačného systému, ktorý slúži na tvorbu, spravovanie a spracovanie jednotného európskeho dokumentu (známy ako ESPD service, ESPD služba). Slovenskú skratku JED používam, ak sa odvolávam na samotný jednotný európsky dokument. Je to z dôvodu, že som sa častejšie stretol s pomenovaním ESPD služba a nie JED služba, ale na druhej strane v súťažných podkladoch a iných dokumentoch hovoríme o jednotnom európskom dokumente (JED) a nie o ESPD. A tak sa toto pomenovanie nalepilo aj na mňa. Nech je mi táto nejednotnosť (najmä právnikmi) odpustená.

Zákazky vyhlásené pred 2. 5. 2019, ktoré obsahujú vo svojich oznámeniach alebo súťažných podkladoch odkaz na ESPD službu Európskej komisie, by si mali tento odkaz rozhodne zaktualizovať. Uchádzač, ktorý by chcel použiť ESPD službu na základe takéhoto odkazu sa už priamo k ESPD službe Európskej komisie nedostane. Taktiež, ak máte vzorové súťažné podklady, ktoré používate na prípravu a vyhlásenie nových zákaziek a v nich máte historicky odkaz na už vypnutú ESPD službu, odporúčam si podklady skontrolovať a nahradiť tento odkaz niektorou v súčasnosti prevádzkovanou ESPD službou.

V tejto súvislosti dávam do pozornosti dokument, ktorý obsahuje kontakty a linky na aktuálne ESPD služby pre jednotlivé členské krajiny EÚ. Zoznam jednotlivých ESPD služieb v členení podľa jednotlivých krajín EÚ sa nachádza v dokumente, ktorý si môžete stiahnuť zo stránky:

Pre Slovenskú republiku je tu uvedený len jeden poskytovateľ ESPD služby, a tým je EKS:

Pozn.: stav k dátumu 10.05.2019, verzia dokumentu 12 - 29/04/2019

Pre úplnosť je potrebné uviesť, že okrem implementácie ESPD služby v rámci EKS je prevádzkovaná aj ESPD služba na stránkach Úradu pre verejné obstarávanie (ÚVO) – https://www.uvo.gov.sk/espd/, aj keď nie je uvedená v oficiálnom zozname na stránkach Európskej komisie.

ESPD služba na stránkach ÚVO je v podstate riešením, ktoré ako OPEN SOURCE poskytla Európska únia a ÚVO toto riešenie prevzal jedna k jednej (aspoň sa to tak javí). Naproti tomu, ESPD služba, ktorú poskytuje EKS na stránke https://jed.eks.sk je vlastným riešením, ktoré reflektuje na dôvody, prečo EK preferuje vlastné implementácie ESPD služby, a teda prečo bola vypnutá centrálna európska ESPD služba.

Hlavným dôvodom je zamýšľaná integrácia. Priamo na stránkach Európskej komisie sa uvádza, že integrácia ESPD služby so systémami na realizáciu elektronického verejného obstarávania v členských krajinách EÚ má podporiť znovu-použiteľnosť dát, predvypĺňanie a výmenu informácií medzi jednotlivými systémami, ktoré potrebujú pracovať s JED-om. Uchádzači môžu profitovať z takejto integrácie a automatizácie pri vypĺňaní JED-u, a to najmä rýchlejším vyplnením JED-u a znížením chybovosti.

V tomto článku by som chcel predstaviť riešenie ESPD služby, ktoré je súčasťou systému EKS, a ktoré je svojím prístupom rozhodne jedinečné a proaktívne. Jedinečné v tom, že proaktívne pomáha verejnému obstarávateľovi pri príprave ESPD výzvy/request-u (JED dokumentu, ktorý môže vyplniť uchádzač) a jeho začleneniu priamo do súťažných podkladov pripravovanej zákazky. Pomáha aj uchádzačovi pri vypĺňaní ESPD výzvy minimálne tým, že predvyplní údaje za uchádzača. A v neposlednom rade pomáha aj tým, že umožňuje znížiť počet súborov, ktoré majú súvis s JED-om na jediný súbor (sprehľadní tak súťažné podklady).

Namiesto troch formátov postačuje jeden

V mnohých vyhlásených zákazkách, v ktorých bolo možné použiť na predbežné preukázanie splnenia podmienok účasti JED, sa nachádzali často súbory týkajúce sa JED-u v troch formátoch:

• JED v needitovateľnom formáte PDF,
• JED v editovateľnom formáte napr. RTF,
• JED pre použitie ESDP služby – formáte XML.

Needitovateľný formát PDF slúži len ako vzor, keďže nie je editovateľný. Jeho použitie je preto obmedzené; snáď len vytlačiť, vyplniť perom, oskenovať... Je to nepraktické a vo svojej podstate nepoužiteľné. Dovolím si teda konštatovať, že JED výzva vo formáte PDF je len do počtu, a preto je ako súčasť súťažných podkladov zbytočná.

JED v editovateľnom formáte (napr. RTF) je asi najvyužívanejší formát. Uchádzač si ho stiahne, otvorí v textovom editore, vyplní, uloží a zašle ako súčasť svojej ponuky. Tento formát je lepšie riešenie ako vzor vo formáte PDF, no v mnohých zákazkách nie je tento dokument v RTF formáte ani len predvyplnený informáciami o zákazke a verejnom obstarávateľovi – je to často len čistý formulár na vyplnenie. Formulár bez pridanej hodnoty. Na druhej strane, je editovateľný a pre bežného používateľa ľahko vyplniteľný (opomínam teraz zložitosť a rozsah samotného JED-u, mám na mysli to, že je vyplniteľný akýmkoľvek textovým editorom, ktorý pracuje so štandardným formátom RTF).

Posledným formátom je XML formát. XML je – nazvime ho – „technický“ formát. JED vo formáte XML, ktorý dodržiava stanovenú špecifikáciu, je štandard. To znamená, že ak takýto XML JED dokument použijete v ktorejkoľvek ESPD službe, bude touto službou spracovateľný bez ohľadu na poskytovateľa ESPD služby. Ak verejný obstarávateľ vytvorí ESPD výzvu pre svoju zákazku v systéme X, potom túto výzvu môže a vie spracovať uchádzač v úplne inom systéme Y (aj z úplne inej krajiny, než v ktorej bola ESPD výzva vytvorená). Tým, že ide o „technický“ formát, nie je čitateľný pre bežného používateľa obyčajným textovým editorom. Na jeho „prečítanie“ je potrebná ESPD služba. Služba, ktorá interpretuje tento technický súbor XML a zobrazí ho vo forme JED formulára, prípadne umožní ho vytlačiť vo forme dokumentu a pod.

Zjednodušene povedané: JED v XML formáte bez ESPD služby je človekom nespracovateľný. Na druhej strane, JED v XML formáte je spracovateľný v akejkoľvek ESPD službe. A preto, ak systém na elektronické verejné obstarávanie má implementovanú integráciu na nejakú ESPD službu, nepotrebuje pracovať s ďalšími formátmi. Vďaka takejto integrácií stačí pracovať s XML formátom a systém na elektronické verejné obstarávanie alebo použitá ESPD služba z XML JED dokumentu v prípade potreby vygeneruje JED dokument vo vhodnejšom formáte (napr. PDF pre potreby tlače alebo poskytnutia členom komisie atď.).