Rok s ERANETOM – zhodnotenie a praktické skúsenosti (veľká recenzia)

Rok s ERANETOM – zhodnotenie a praktické skúsenosti (veľká recenzia)

Naša redakcia dostala pred rokom možnosť testovať kompletný systém elektronického zadávania zákaziek ERANET, za čo firme INNOVIS touto cestou ďakujeme. Neostávalo nám nič iné ako vybrať si niektoré z našich plánovaných obstarávaní a osadiť ho do prostredia ERANETU. S predpokladanou hodnotou cca 2,5 milióna eur išlo o pomerne veľkú eurofondovú nadlimitnú verejnú súťaž, ktorú kontroloval riadiaci orgán, ako aj Úrad pre verejné obstarávanie. A ako to všetko prebiehalo a nakoniec dopadlo? Všetky naše dojmy a skúsenosti nájdete v tejto recenzii.

V prvom rade treba povedať, že na začiatku nás čakal priam dokonalý servis. Pracovníci helpdesku ERANETU nás vyzvali na zaslanie súťažných podkladov (SP) ku zákazke, ktoré boli z našej strany pripravené z pohľadu opisu predmetu zákazky a podmienok účasti, do ktorých oni samozrejme nezasahovali. Ich podpora spočívala v prelúskaní sa týmito podkladmi a v úprave ustanovení, ktoré riešia komunikáciu v zákazke a samozrejme samotné predkladanie ponúk. Sami cez revízie v textovom editore nahradili, resp. doplnili všetky odseky alebo vety, ktoré vhodne regulovali elektronické verejné obstarávanie na moduly ERANETU. V tomto smere bolo našou úlohou iba skontrolovať vykonané revízie a jednoducho ich akceptovať. Na našu otázku, či tento servis poskytli iba nám kvôli recenzii, sme dostali jednoznačnú odpoveď – túto kontrolu a úpravu poskytujú každému klientovi, ktorý sa pre tento systém rozhodne, hoci aj pre jedinú súťaž. Myslíme si, že ide naozaj o nadštandardnú službu, tak trochu Mercedes medzi dodávateľmi elektronického obstarávania. Niektorí iní vám v lepšom prípade iba prepošlú jeden odsek o prístupe do softvéru, ktorý si máte sami vložiť do SP. Cítil som sa ako po prestúpení z Octavie do Touaregu.

Po nastavení emailov a hesiel a samozrejme po prihlásení nás privítala primárna obrazovka, ktorou je v ERANETE kalendár. Je to niečo ako pracovný kalendár so zoznamom udalostí, ktoré sa spájajú so zákazkami, ktoré v tomto systéme spravujeme. My sme pochopiteľne mali na začiatku kalendáre prázdne (kiežby sme mali takto voľnejšie aj tie naše skutočné pracovné!), avšak po nastavení súťaže sa kalendár zaplnil lehotou na predkladanie ponúk, ale aj lehotou, do ktorej je možné podať žiadosť o nápravu. Nenašiel som možnosť, akou sa dá kalendár exportovať cez .csv do našich interných outlookových alebo googlových kalendárov, taktiež som nenašiel možnosť mať kalendár naživo zdieľaný s niektorou z vymenovaných služieb. Možno by to niekomu chýbalo, niekomu možno nie. V každom prípade sa ku tomuto „zákazkovému“ kalendáru človek dostane na pár klikov, ak má v prehliadači zapamätané heslo s prístupom do systému.

Rozhranie systému nie je nijako preplnené a nemusíte dlho rozmýšľať, kam kliknúť, ak chcete ísť do zákaziek. V priečinku Zákazky máte možnosť založiť novú zákazku, resp. vidíte všetky svoje zákazky. Pri jej nastavovaní sa pomerne intuitívne riadite jednoduchou logikou a sedliackym rozumom – v tzv. Základnom nastavení najprv volíte, aký je postup (v našom prípade nadlimitná verejná súťaž – jednoobálková reverzná). Zákazku sme vyhlasovali v čase, kedy ešte bola možnosť zvoliť aj dvojobálku (december 2018), ale tú už ku sklonku tohto obdobia asi nikto ani nepoužíval. Ďalej jednoznačne uvediete, či zákazku delíte na časti – ak áno, systém sa prispôsobí a v ďalších nastaveniach vám umožňuje vetviť vaše požiadavky na predmet, resp. aj nastavovať samostatne podmienky účasti. Systém ERANET využíva možnosť podľa § 64 ods. 4 zákona č. 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní, a teda použiť iné miesto profilu obstarávateľskej organizácie ako profil na samotnom Úrade pre verejné obstarávanie. Za týmto účelom môžete zaškrtnúť túto možnosť aj v nastaveniach. Na tejto tabuli tzv. Základného nastavenia samozrejme ešte určíte lehotu na predkladanie ponúk a dátum otvárania ponúk (spravidla ten istý deň).

V ďalších taboch uvádzate postupne údaje o zákazke – jej názov, ak chcete, môžete uviesť aj mnohé ďalšie informácie, ktoré sú ale dobrovoľné, napr. PHZ, informácie o druhu zmluvy, miesto dodania predmetu zákazky a pod., čo vyplýva z oznámenia alebo SP, avšak pre účely rýchlejšieho prezretia zákazky v budúcnosti pomôže i tu. Určite však treba uviesť, ak je zákazka rozdelená na časti, či môžu uchádzači predložiť ponuku na jednu alebo viacero častí, prípadne či nejakým spôsobom tento spôsob predkladania ponúk limitujete. V ďalších nastaveniach uvediete názvy položiek a kritériá, ktorými sa hodnotia v jednotlivých častiach. V našom prípade to bola klasicky najnižšia cena. Nakoľko je obstarávateľská organizácia platcom DPH, kritérium bolo nastavené na cenu bez DPH. Systém umožňuje stanoviť cenu bez DPH alebo s DPH. Ku tomuto ešte jedna perlička – ak navstupujete všetky potrebné údaje, ktoré vyplývajú aj z oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, systém dokáže za vás vyplniť formulár v ISZÚ ÚVO, čo nie je pri iných systémoch štandardom (vlastne to nevie žiaden iný komerčný systém). Pri zadaní mena a hesla do ISZÚ ÚVO sa ocitnete vo vyplnenom oznámení, ktoré už iba na konci potvrdíte tlačidlom „odoslať“ do vestníka. Veľmi šikovné.

Čo sa týka stanovovania podmienok účasti, tieto majú už vopred vpísaný text znenia aktuálneho zákona o verejnom obstarávaní. Môžete ho prijať alebo každé znenie podmienky účasti aj manuálne upraviť. Taktiež môžete nastaviť, či sa jednotlivé podmienky účasti v jednotlivých častiach zákazky líšia, a teda bude sa vyžadovať na každú časť iný variant znenia podmienky účasti. V našom prípade sme požadovali iba osobné postavenie, a tak nastavovanie bolo jednoduché a pre všetky časti rovnaké.

Za veľmi efektívnu časť pokladáme ten tab, v ktorom zhŕňate požiadavky na ponuku. Sú to vlastne jednotlivé položky, ktoré si navolíte ako povinné (alebo aj nepovinné) pre účely predloženia pre každého uchádzača. Má to hneď dve roviny praktickosti – uchádzač presne vie, na čo musí reagovať a čo nesmie zabudnúť priložiť (napr. opis jeho technológie, elektronický katalóg a podobne), a zároveň vy ako obstarávateľská organizácia viete pri vyhodnocovaní ponúk prechádzať položku po položke, ktorú je potrebné preskúmať a vyhodnotiť jej splnenie.

V rámci prvého nastavovania súťaže môžete v políčku Príprava nahrať akékoľvek dokumenty, okrem súťažných podkladov aj JED alebo iné pomocné súbory (napr. excel s výkazom výmer, inou tabuľkou na naceňovanie a podobne). Pri každom dokumente môžete rozhodnúť, či ho zverejníte na eranetovom profile alebo nie, napr. môže slúžiť len pre vašu internú potrebu. Je skvelé, že môžete nahrať aj dokumentáciu z PHZ, ak ste ju robili napr. cez vlastný email. Túto samozrejme nezverejňujete a ostáva len v tomto elektronickom spise z verejného obstarávania, resp. bude pre kontrolný orgán. Existuje možnosť vytvoriť si priečinky pre jednotlivé súbory a následne ich po jednom alebo hromadne organizovať. Tu by som ale jednoznačne vytkol prehľadnosť – trvalo mi dobrých desať minút, kým som prišiel na logiku, ako sa priečinky vytvárajú, premenúvajú a súbory organizujú; v rámci toho sa musíte prekliknúť do iného tabu. Možno by pomohla nejaká stromová štruktúra s vysúvacími poľami ako „vytvoriť nový priečinok“, než chodiť do správcu. Námet pre zlepšenie.

Na záver teda pristúpite iba ku vyhláseniu oznámenia na ÚVO; ak ste to nerobili cez systém, tak manuálne. V oznámení uvádzate link na túto konkrétnu súťaž ako profil, čo tam netreba zabudnúť uviesť. Mimochodom, len málo ľudí vie, že už bezprostredne po odoslaní oznámenia je možné na profil ÚVO uploadovať dokumenty ku príslušnej zákazke, aj keď nie je ešte oznámenie zverejnené. Spravte to, vyhnete sa prípadnému omeškaniu, ak si nevšimnete deň, kedy vyšlo. Čo sa týka SP, ktoré musíte mať zverejnené, odporúčame prikladať iba jednostranový súbor s odkazom/linkom na profil ERANETU, kde sa SP nachádzajú. Akokoľvek link na podklady uvediete v texte oznámenia, neoblomný ÚVO sa bude dožadovať vloženého dokumentu s názvom Súťažné podklady, v ktorom ten link bude. To, že to už je v texte oznámenia, mu nebude stačiť (návrh na zlepšenie pre ÚVO).

V prípade, že predlžujete lehotu na predkladanie ponúk, korigendum oznámenia vykonáte v ISZÚ a v ERANETE iba aktualizujete nové lehoty. Ak aj meníte súťažné podklady, zverejníte ich upravenú verziu a tú starú pre poriadok odstránite zo zverejnených dokumentov, aby nevznikli nedorozumenia pri predkladaní ponúk. Pre účely kontroly však súbor s vhodným označením už neplatných SP v systéme nechávame.

Čo sa týka hospodárskych subjektov, tí majú možnosť stiahnuť si podklady priamo a bezodplatne a i bez registrácie. Ak majú záujem sa registrovať, systém im to pre túto zákazku umožní, pričom sa odvtedy stávajú záujemcami. Budú automaticky informovaní o zmenách, ktoré v zákazke vykonáte. Nemusíte si nič pamätať ani s nikým komunikovať. V tomto smere elektronizácia „obstarávačovi“ jednoznačne zjednodušuje život.

Čakáme na predloženie ponúk. Nechodili, tak sme predlžovali lehotu (smiech). Pri veľmi špecifických technológiách nie je jednoduché nahnať firmy na predkladanie ponúk, nie je ich vo svete veľa a už tobôž nie v priestore Európy. Cinkol email – víťazoslávne vidíme predloženie ponuky. Z emailovej notifikácie vidíme druh aktivity – predloženie ponuky a takisto názov firmy, ktorá ju predložila. Jej obsah ani ceny samozrejme nevidíme.

V čase a mieste, určenom na otváranie ponúk, sme pripravení prijať uchádzačov, avšak nikto neprišiel. Boli najmä zahraniční. V súčasnosti je procedúra otvárania ponúk jednoduchá, po prihlásení systém umožní otvoriť predložené elektronické ponuky a v prípade jednokolovej súťaže sa dostať aj ku všetkým dokumentom. Toto uchádzač stále nevidí, vidí až výstup komisie – zápisnicu z otvárania, ktorá sa dá poslať všetkým. Podľa informácií z heldpesku ERANETU, v súlade s novelou aj ERANET prejde na systém „živého otvárania“ obálok, teda v reálnom čase si uchádzači môžu pozerať proces otvárania a uvidia ponuky (resp. tú verejnú časť z nich) v tú istú sekundu ako obstarávateľská organizácia.

Čo sa týka zápisníc, systém a elektronizácia výrazne pomáhajú – k dispozícii je položka tzv. rýchlej šablóny, ktorá v každom okamihu života zadávania zákazky vie generovať príslušnú zápisnicu. Zápisnica z otvárania ponúk so zákonnými ustanoveniami, teda identifikáciou uchádzačov pre každú časť, ich návrhom na plnenie kritéria sa vyhotovila tromi klikmi. Kiež by bol aj náš život taký ľahký! Odosielame zápisnicu a vrháme sa na hodnotenie.

ERANET umožňuje po preskúmaní ponúk vyjadriť ku každej položke súhlas alebo nesúhlas so spĺňaním požiadavky na ňu. Má aj tretiu možnosť, nerozhodnutý, ktorú sme ale nepoužili, pretože v zásade sme ju nepotrebovali. V zákazke sme ale žiadali o vysvetlenie, čo by mohlo znamenať uvedenie „nerozhodnutý“, ale načo. Možno pri obrovskej zákazke s množstvom položiek nám to zjednoduší jej hľadanie, pre nás to ale nebol tento prípad. Vyklikávali sme si spĺňanie až po ukončení vysvetľovania.

Ďalší návrh na zlepšenie je umiestnenie priečinku s komunikáciou, ktorú sme hľadali pre účely zaslania žiadosti o vysvetlenie. Mohla by byť priamo v ľavom stĺpci a nie v úplne inom tabe. Taktiež nám problém robilo „vysomáriť“ sa zo zakladania novej správy. Mysleli sme si, že to bude pomerne jednoduché tak, ako keď píšte email. Pri vôli vložiť príjemcu nám ale spomedzi možných uchádzačov vyhodilo snáď úplne všetkých, ktorí kedy v ERANETE podávali ponuku aj v iných súťažiach. Až po konzultácii s helpdeskom sme vpravo najprv označili nenápadnú kolónku – aktivitu – našu súťaž, a ponúklo nám uchádzačov iba z nej. Táto funkcionalita si určite zaslúži vylepšenie – drvivá väčšina obstarávačov by chcela písať iba tým, ktorí podali ponuku v tejto súťaži. ERANET ale poňal komunikáciu zjavne nadčasovo, nachádza sa na všeobecnom tabe a ten naozaj nemusí súvisieť s touto zákazkou. Aj preto si myslíme, že by bolo fajn mať priečinok komunikácie priamo v stĺpci zákazky a ponúknuť primárne uchádzačov z príslušnej súťaže.

Nakoniec sa nám žiadosť o vysvetlenie odoslať úspešne podarilo. Po jej odoslaní si viete jej odoslanie potvrdiť v priečinku Odoslané, kde po kliknutí na ňu vidíte aj stav prečítania v presný deň, hodinu aj minútu. Je to skôr ale iba informácia pre nás, nakoľko zo zákona nastavujeme komunikáciu v elektronických tendroch tak, že používame fikciu doručenia v ten istý deň ako sa správa odoslala a lehota sa uchádzačovi počíta od ďalšieho dňa. Aj v tom je elektronizácia vo VO čarovná. Ak nie inde, tu určite šetrí čas kvôli absencii poštovej prepravy na oboch stranách.

Vysvetlenie sme akceptovali a označili, že uchádzači všetky požiadavky na predmet, ako aj podmienky účasti splnili. Na pomoc pribehlo aj žlté políčko so šablónou vyhotovenia zápisnice o výsledku vyhodnotenia ponúk. Pomoc sme s radosťou prijali. Zápisnica je trochu kostrbatá, zjavne sa programátor aj tak dosť natrápil s prevodom html polí do wordu, ale viete čo? Nám je to jedno, hlavne že ju nemusíme ťukať manuálne. Super.

Ak by nebola potreba vysvetľovania (a zároveň by nikto nepoužil JED ako v našom prípade), máme súťaž vyhodnotenú pri jednom zasadnutí komisie. Takto sme museli pár dní počkať. Aj tak je to obrovský pokrok a elektronizácia, ktorej sme sa trochu báli, je efektívnejšia metóda ako papierové zákazky. Vlastne jej najväčšia výhoda prichádza až teraz – zákazku balíme a zadávame do ITMS – aká je to radosť iba kopírovať elektronické súbory a nestáť pred kopírkou! Žiadame helpdesk ERANETU, aby nám vytvoril špeciálny prístup do zákazky pre kontrolné orgány – bez práva upravovať vnútrajšok, iba pozerať dokumenty a zápisnice. Veľmi praktické. Meno a heslo pre túto zákazku nám prichádza obratom. Helpdesk – 100 bodov.

Zákazka prechádza prvou kontrolou na riadiacom orgáne a podávame jednostranovú žiadosť o výkon kontroly na ÚVO. Opäť iba s menom a heslom do systému. Zápisnice máme naskenované a veríme, že sa ÚVO odbremení od papierovosti, veď sú riadne zavedené v systéme a spis z obstarávania budeme evidovať iba tam. Je skvelé, že všetky dokumenty zo zákazky aj so zoznamom si môžeme stiahnuť z rozhrania ERANETU v ZIPe. Ak raz v budúcnosti spadne kométa a internet prestane existovať, naše zákazky budeme mať bezpečne na svojom harddisku (ironický úsmev).

Táto zákazka bola i vďaka predlžovaniu lehoty a komplikovanosti schádzať sa zo strany komisie pretiahnutá na takmer trištvrte roka, avšak systém elektronického obstarávania ERANET rozumel každej našej situácii aj potrebe – nevznikol žiadny moment, kedy by sme ho nevedeli odraziť v aktuálnom nastavení. Drobné muchy ako posielanie správ alebo organizácia priečinkov si zaslúžia úpravu, ale okrem tých pár desiatok minút, ktoré sme strávili nad skúmaním funkcionality, nám inak neprekážali. A hlavne iba raz, nabudúce už budeme vedieť.

A čo bezpečnosť systému a vnútorná konzistentnosť údajov? Mojmír Prídavok, jeden zo zakladateľov systému ERANET nám odpovedal pomerne jednoznačne. Žiaden zákazník nie je dostatočne veľký na to, aby si dovolili akékoľvek zásahy do kódu a umožňovali vkladať súbory, ktoré tam riadne vložené neboli. Takéto niečo vlastne ani nie je možné, systém je opatrený certifikátom IT bezpečnosti. A to už radšej naozaj zrušiť súťaž a vykonať ju znova.

Záver a konečné dojmy? Systém so svojím helpdeskom nám poskytol naozaj dobrú podporu v obstarávacích procesoch, lebo tie sú najlepšie vtedy, ak o nich takmer nevieme, resp. ich nemusíme riešiť. ERANET so svojou možnosťou vytvárať automatizované šablóny výrazne skracuje čas práce komisie (resp. jej povereného člena) a najmä prakticky úplne eliminuje chybovosť (čo je vlastne ešte dôležitejšie). Keď si systém zabehnete, zákazky sa z pohľadu procesu stanú rutinou.

Ak sa aj pritrafí žiadosť o nápravu alebo námietka, systém ju zachytí a môžete sa s ňou vysporiadať v rámci systému (osobitná položka v ľavom stĺpci). Obstarávač sa používaním ERANETU stáva skutočným obstarávačom, ktorý rieši opis a prípadné problémy, nezaťažujú ho formality a nerobí poštára a sekretárku v jednom. Medzi drobné mínusy patria už spomenuté náročnejšie navigácie v priečinkoch a správach, ale na to sa dá zvyknúť. ERANET určite odporúčame pre tých, ktorí hľadajú dostupnosť a prehľadnosť. Možno existujú aj sofistikovanejšie systémy vrátane firemného nákupu, ale ku 99% obstarávaniam zložité nadstavby nie sú potrebné. Ak aj nerobíte veľa podlimitiek alebo nadlimitiek, na ERANET sa dá zvyknúť rýchlo. A to je gro, čo od systému na účely efektívneho obstarania bez desiatok hodín učenia potrebujeme.

Naše hodnotenie: 4,5/5 *

Testoval: JUDr. Martin Boržík, LL.M.

Tento článok vyšiel v časopise VO v kocke, číslo september - október 2019. Ak máte záujem o celý časopis, môžete si ho objednať v našom e-shope.